Freiwilligenmanagement
Deine Organisation steht vor einem Generationenwechsel und Du stellst Dir die Frage, wie Du das Ehrenamt in Zukunft organisierst und Du neue ehrenamtliche Mitarbeiter* innen einbinden kannst?
Ein strategisches Freiwilligenmanagement hilft Dir dabei, Deine Organisation besser zu verstehen und erleichtert Dir dadurch die Ansprache neue Zielgruppen.
Was bedeutet Freiwilligenmanagement?
Freiwilligenmanagement bedeutet Professionalisierung, Strategie und Entwicklung der eigenen gemeinnützigen Organisation Es beinhaltet die Analyse der eigenen Organisation sowie der Zielgruppe der gewünschten Freiwilligen. Dies ist notwendig, um eine professionelle Einbindung und Betreuung neuer ehrenamtlicher Helfer zu gewährleisten. Im Freiwilligenmanagement kommen verschiedene Rollen mit bestimmten Funktionen zum Tragen, die in einer Person aber auch in einem Organ (z. B. dem Vorstand) oder in einer Veranstaltung verkörpert werden können.
Die drei Rollen im Freiwilligenmanagement
Freiwilligen-Manager*in
Jeder Verein, jede Organisation hat einen Satzungszweck bzw. ein Ziel. Um dieses Ziel zu erreichen ist es nötig, eine Strategie zu entwickeln. Klar werden muss, für was überhaupt ehrenamtliche Hilfe benötigt wird und welche Assets, also welche Freiwilligen man bereits mit an Bord hat. Die Aufgabe des Freiwilligenmanagements ist es, Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Arbeit mit freiwilligen Helfern zu schaffen. Hierzu gehören ein organisationsübergreifendes Konzept, die Entwicklung und Implementierung neuer Ideen, Betreuung, Leitung und Beratung der Organisationsmitglieder.
Freiwilligen-Koordinator*in
Freiwilligen-Koordinatoren übernehmen die überfachliche Begleitung und Koordination der freiwilligen Helfer. Sie sind organisationsübergreifende Ansprechpartner für praktische Belange. Möchten sich neue Ehrenamtliche in der eigenen Organisation engagieren, sind die Freiwilligen-Koordinatoren verantwortlich für die Erstgespräche, die Begleitung der ehrenamtlichen Helfer, deren Anerkennung in der eigenen Organisation sowie deren Verabschiedung, sofern sie die Organisation verlassen möchten. Als Freiwilligenkoordinator ist man auch Ansprechpartner und Mediator, wenn es darum geht, Konflikte zu lösen.
Freiwilligen-Ansprechpartner*in
Freiwilligen-Ansprechpartner kümmern sich persönlich um die fachliche Einarbeitung neuer ehrenamtlicher Helfer. Sie geben Anleitung und unterstützen die Ehrenamtlichen bei der Weiterentwicklung in der eigenen Organisation.
Grundsätzlich lassen sich zwei Ebene definieren. Die strategische Ebene (Freiwilligen-Management) ist verantwortlich für die Organisationsentwicklung und legt die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Freiwilligen-Koordination fest. Die operative Ebene, die Freiwilligen-Koordination ist für den operativen Ablauf, der Einbindung, der Betreuung, der Bindung und Anerkennung sowie für die Verabschiedung der ehrenamtlichen Helfer verantwortlich.
Strategieentwicklung und Freiwillige gewinnen
Kernelement des Freiwilligenmanagement ist die Strategieentwicklung zur Freiwilligengewinnung. Warum werden freiwillige Helfer benötigt? Welche konkreten Aufgaben sollen durch die ehrenamtlichen Helfer erledigt werden? Welche Werte sollen geteilt werden? Hierbei ist es besonders wichtig, klar zu formulieren, welche Erwartungen und auch Anforderungen an die Helfer gestellt werden, um eine passende Unterstützung zu bekommen. Vor lauter Zielen und Anforderungen sollte aber nicht der Faktor Spaß vergessen werden, wenn man sogenannte Anforderungsprofile erstellt. Die Anforderungsprofile sind besonders wichtig, da sich hieraus auch die Zielgruppe der ehrenamtlichen Helfer ergibt. Kennt man seine Zielgruppe, ist es einfacher die richtigen Kanäle zu definieren, worüber man seine freiwilligen Helfer gewinnen möchte (z. B. Offline-Medien wie Zeitungen oder digitale Kanäle wie Social-Media).
Stehen die Anforderungsprofile und sind die Kanäle definiert, worüber man ehrenamtliche Helfer gewinnen möchte, sollten die verschiedenen Projekte ausformuliert werden. Die Mitmachangebote bzw. Projekte sollten immer folgende Inhalte haben:
- Aussagekräftiger Titel
- Emotionalisierendes Bild
- Konkrete Aufgabenbeschreibung
- Anforderungen
- Benefits
- Rahmenbedingungen (z. B. Ort des Projekts
- Konkreter Ansprechpartner
Achte bei der Projekterstellung, dass mindestens eine der 6 Grundmotivationen, ein Ehrenamt auszuüben, befriedigt wird.
Über die FlexHero Plattform können die Projekte direkt und kostenlos einer Community von über 40.000 ehrenamtlichen Helfern sichtbar gemacht werden.
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Freiwillige einsetzen, begleiten und binden
Melden sich Interessierte, ist es besonders wichtig, so schnell wie möglich in den persönlichen Austausch zu gehen. Dies kann nach einem ersten Telefonat oder einem Chat in einem Kennenlerntermin vor Ort oder bspw. über Zoom passieren. Damit sich die ehrenamtlich Interessierten von Beginn an gut aufgehoben fühlen, empfiehlt sich folgender Gesprächsablauf
- Einstieg & Information
- Begrüßung mit „Eisbrecher“
- Organisation vorstellen mit Zielen, Aktivitäten, Rollen und Rahmenbedingugen
- Den Freiwilligen kennenlernen
- Interessen und Motivation
- Erfahrungen und Kenntnisse
- Konkretes Angebot
- Passende Position für den/die Freiwillige/n finden mit Rahmenbedingungen, Mitbestimmungsmöglichkeit, Entwicklungspotenzial und Ansprechpartner.
- Absprachen und Organisatorisches
- Absprache der nächsten Schritte
- Einholung der DSGVO-Einverständnis
- Engagement-Vereinbarung (ggfs. Beitrittserklärung in Verein)
- Zur Verfügungstellung von Informationsmaterial
- Verabschiedung
- Nacharbeit
- Aufarbeitung der Notizen und des ersten Eindrucks
- Planung weiterer Schritte
Ist das Erstgespräch erfolgreich verlaufen und der/die Freiwillige/r möchte sich weiterhin ehrenamtlich engagieren, ist besonders die Einarbeitung der Freiwilligen wichtig. Es gibt hier mehrere Möglichkeiten:
Mentoring
Eine persönliche Begleitung durch eine/n erfahrene/n Ehrenamtliche/n. Diese/r steht für praktische Fragen zur Verfügung und unterstützt bei Herausforderungen und der persönlichen Entwicklung.
Informationsveranstaltungen
in einem bspw. zweistündigen Event, gibt man die Möglichkeit, die Organisation und darin mögliche Aufgaben besser kennenzulernen. Man gibt den Neulingen die Option Fragen zu stellen und Kontakt zu anderen (neuen) Ehrenamtlichen aufzubauen.
Erstellung eines Einarbeitungsplans
Jeder kennt es, viele Informationen gehen nach einer Veranstaltung wieder verloren. Erstellt man eine Einarbeitungsmappe für die Ehrenamtliche, können diese im Nachgang darauf zurückgreifen. Hierin sollten Informationen zur Organisation, zu den Wegen der Kommunikation, ggf. Vereinbarungen und Ziel sowie alle Wichtigen Punkte, die zur Ausübung des Ehrenamts notwendig sind, enthalten sein.