Digitale Mitgliederversammlungen im Verein
Digitale Tools sind gerade jetzt besonders wichtig für Vereine, wenn es darum geht die jährlichen Mitgliederversammlungen und die monatlichen Sitzungen durchzuführen. Wir zeigen Euch, welche Möglichkeiten Ihr habt und welche rechtlichen Aspekte Ihr beachten solltet.
Die nächste Mitgliederversammlung im Verein steht vor der Tür, aber aufgrund der Corona-Pandemie sind keine Veranstaltungen gestattet? Zu hoch ist die Gefahr einer Infektion mit dem Virus. Was ist jetzt zu tun? Wir von FlexHero klären für Euch das Wesentliche!
Vereine und Organisationen müssen auch während der Corona-Pandemie keineswegs auf ihre jährlichen/halbjährlichen Mitgliederversammlungen und Zusammenkünfte verzichten. Im Gegenteil: Aufgrund diverser digitaler Meeting-Softwares sind Online-Vereinsversammlungen, ohne einen vergleichsweise höheren Mehraufwand einfach zu bewältigen.
Die Möglichkeit als Verein oder Organisation mit seinen Mitgliedern zusammenzukommen, kann sowohl im persönlichen Rahmen als auch digital stattfinden. Insbesondere in der aktuellen Lage wird vermehrt auf digitale Tools zurückgegriffen. Durch digitale Softwareprogramme wie Zoom oder Microsoft Teams lassen sich große Mitgliederversammlungen ganz einfach ins Internet verlagern. Quasi Großversammlungen aus dem Home Office. Ganz getreu dem Motto: Work from Home.
Die Corona-Pandemie kann neben einer Schwäche auch als große Chance für Vereine und Organisationen wahrgenommen werden, Stichwort: Digitalisierung.
Als Verein ist es nun von Relevanz, mit der Zeit zu gehen und in digitale Tools zu investieren. Die Digitalisierung ist in jeder Branche und jedem Sektor von Bedeutung und trägt einen erheblichen Beitrag zum Erhalt des Vereins bei. Digitalisierte Systeme und Angebote können Ihr neue Zielgruppen erschließen und Menschen schnell und einfach miteinander vernetzen.
Vereinsrecht in Zeiten von Corona
Die Rechte für Vereine während der Corona-Pandemie wurden schon zu Beginn des ersten offiziellen Lockdowns im März 2020 angepasst. Ein sogenanntes „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (Corona-Abmilderungsgesetz)“ trat in Kraft. Ende 2020 wurde die Gültigkeit der Verordnung bis einschließlich 31.12.2021 verlängert. Insbesondere Artikel 2 umfasst Gesetze über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie.
(Quelle: BMJV)
Inhalt der temporären Gesetzesänderung
Die Änderung hat Gültigkeit während der Covid-19 Pandemie zur Erleichterung des Einsatzes von digitalen Softwares für Mitgliederversammlungen in Vereinen
- Art. 2 § 5 Abs. 1
Der Vorstand bleibt auch dann im Amt, wenn keine Wahlversammlung durchgeführt werden kann und die Satzung nicht die sog. Übergangsklausel enthält, wonach der Vorstand solange weiter amtieren kann, bis ein neuer gewählt wurde. Das heißt, auch ohne Satzungsgrundlage kann der Vorstand erst einmal weitermachen. - Art. 2 § 5 Abs. 2
Bei stattfindenden Mitgliederversammlungen müssen die Mitglieder nicht mehr zwingend anwesend sein. Stattdessen kann der Vereinsvorstand – abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 BGB – den Mitgliedern ermöglichen- an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte (Stimmrecht, Teilnahme an Diskussionen, Antragsrecht usw.) im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben
oder
- ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben
- an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte (Stimmrecht, Teilnahme an Diskussionen, Antragsrecht usw.) im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben
- Art. 2 §5 Abs. 3
Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform ab- gegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Tools für digitale Mitgliederversammlungen
Es gibt eine Vielzahl digitaler Tools, welche Vereine und Organisationen zur Durchführung einer digitalen Mitgliederversammlung einsetzen können. Wir stellen Euch die bekanntesten Programme im Folgenden vor:
- Cisco Webex
- Microsoft Teams
- Zoom
- Google Meets
- Skype
- Jitsi
| Basismodell | Kosten & Abo | Teilnehmer | Qualität | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Cisco Webex | Kostenlose Basisversion (max. 50 min) | Ab 12,85€ / Monat
| 50 – 1000 Teilnehmer (Je nach Preisplan) | Sehr gut (HD) | |
| Microsoft Teams | Kostenlose Basisversion | Mit Office 365 ab 4,20€ / Monat | Bis zu 250 Teilnehmer | Sehr gut (Full-HD) | |
| Zoom | Kostenlose Basisversion | Pro-Version ab 13,99€ / Monat | 100 – 1000 Teilnehmer | Sehr gut (HD) | |
| Google Meet | Kostenlose Version: 1-stündiges Meeting (ein Google Konto wird benötigt) | Kostenpflichtige Pro-Version: Google Workspace ab 5,20€ / Monat
| Bis zu 250 Teilnehmer | Gut (HD) | |
| Skype | Kostenlos | Bis zu 50 Teilnehmer | Gut (HD) | ||
| Jitsi | Kostenlos | Bis zu 100 Teilnehmer | Gut (HD) |
Was muss vor der Versammlung beachtet werden?
Vor der Initiierung einer digitalen Mitgliederversammlung müssen grundlegende Fragen geklärt werden:
- Wie viele Teilnehmer erwarten wir?
- Welches Budget kann der Verein für die Nutzung eines digitalen Tools bereitstellen?
- Mit welchem Aufwand ist die Installation der Software für unsere Teilnehmer verbunden? Über welche Endgeräte verfügen unsere Mitglieder?
- Wann stehen die nächsten Wahlen im Verein an?
- Wird es eine anonyme & digitale Abstimmung geben oder eine Briefwahl?
- Wird eine Kommunikation mit den Teilnehmern erstrebt oder ist es ein rein auditives Format?
- Wie viel Redebedarf gibt es innerhalb des Vereins?
Ablauf einer digitalen Mitgliederversammlung
Bei der Wahl einer digitalen Vereinsversammlung geht es im Kern darum, die Rechte der Vereinsmitglieder auch während der Corona-Pandemie zu bewahren. Es sollte die Möglichkeit bestehen, vom eigenen Stimmrecht Gebrauch machen zu können. Vereine leben von der Mitwirkung ihrer Mitglieder im täglichen Vereinsgeschäft, ihrer Beiträge, Fragen, Wahl- und Stimmrechten sowie einem lebendigen Austausch mit spannendem Input.
Die Einladung zur digitalen Mitgliederversammlung erfolgt ebenso wie zu einer persönlichen Versammlung frühzeitig und mit gewisser Vorlaufzeit sowie in schriftlicher Form (je nach Vereinssatzung auch per E-Mail möglich). Der Verein kommuniziert die Veranstaltung mit seinen Mitgliedern mittels eines Einladungsschreibens. In diesem Schreiben wird neben aktuellen Hinweisen, Formalitäten und dem Termin der Versammlung ebenso der Link zur digitalen Versammlung kommuniziert. Den Teilnehmern wird durch diese frühzeitige Kommunikation ein gewisser zeitlicher Rahmen zur eigenen Installation des Meeting-Tools gewährt.
Während der Online-Versammlung
Voraussetzung für eine gelungene digitale Konferenz ist die Einhaltung der DSGVO-Kriterien. Datenschutz ist nach wie vor ein häufiger limitierender Faktor, wenn es um die Einführung neuer Technologien in Vereinen geht.
Das Anbieten eines virtuellen Versammlungsraumes mit einem geschützten Passwort ist in diesem Kontext daher Pflicht. Die Teilnehmer sind dazu aufgefordert, sich mit ihrem Klarnamen bei der Versammlung einzuwählen. Ebenso wie bei einer analogen Vereinsversammlung bedarf es in der digitalen Variante einer Anwesenheitskontrolle der Teilnehmenden aus Zwecken der Beschlussfähigkeit. Dies kann mittels Fotos/Screenshot der Teilnehmerliste innerhalb der digitalen Meeting-Software stattfinden oder durch ein manuelles Abhaken einer Teilnehmerliste. Die Art und Weise bleibt den Verantwortlichen überlassen.
Ebenso wie bei Vor-Ort Versammlungen wird auch in der digitalen Variante ein Protokoll zur Sichtung im Nachgang benötigt. Die Aufgabe des Protokollführers verändert sich keineswegs durch die Nutzung einer digitalen Software.
Tipps für die Inhaltsgestaltung digitaler Mitgliederversammlungen
- Von Dramaturgie und Inszenierungs-Tools Gebrauch machen
- Diskussionsrunden, Feedback Runden und FAQs anbieten
- Abstimmungen, Beschlussfassungen
- Persönliche Interaktion mit den Teilnehmern stärkt die Vereinsverbundenheit
- Neuigkeiten und Ankündigungen kommunizieren
Vorteile von digitalen Mitgliederversammlungen
Online Versammlungen bieten gegenüber Face-to-Face Meetings diverse Vorteile für Vereine und Organisationen:
- Ortsunabhängigkeit: Digitale Versammlungen und Abstimmungen gewähren es Stimmberechtigten des Vereins, ihre Stimme ortsunabhängig per Online-Tool oder alternativ per Briefwahl abzugeben. Die Abstimmung findet unter Einhaltung der DSGVO-Kriterien statt.
- Flexibilität: Mitgliederversammlungen, Beschlussfassungen und Abstimmungen können zeitflexibel durchgeführt werden.
- Umweltfreundlich: Digitale Vereinsversammlungen stellen eine klimaschonende Alternative zur persönlichen Versammlung dar. Durch eine fehlende Anreise zum Veranstaltungsort wird CO2 eingespart.
- Verständlich: Digitale Abstimmungen lassen sich in nur wenigen Schritten einrichten und sind in der Handhabung unkompliziert.
Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass digitale Mitgliederversammlungen während der Covid-19-Pandemie eine gelungene und sichere Alternative zur analogen Versammlung darstellen. Durch die Nutzung von digitalen Meeting-Softwares ist der Verein auch während der Krise handlungsfähig. Des Weiteren bietet die aktuelle Pandemie den Anlass, um als bisher analog agierender Verein den Grundstein für den Einzug der Digitalisierung zu legen. Feste Vereinsstrukturen lassen sich zunehmend digital umstrukturieren. Digitale Technologien können für interne Prozesse innerhalb der Bereiche Buchhaltung, Controlling, Personalmanagement sowie Marketing eingesetzt werden. Vereinen bietet die Digitalisierung die Chance, neue und digitale Zielgruppen (Digital Natives) zu erschließen und durch eine zielgerichtete Ansprache neue Mitglieder zu akquirieren. Letzteres kann dem zunehmenden Vereinssterben (insbesondere auf dem Land) entgegenwirken.
Sofern sich digitale Versammlungen während der Covid-19-Pandemie als erfolgreich herausstellen, sollte diese neue Form der Online-Beschlussfassung in die Vereinssatzung aufgenommen werden. So wird gewährleistet, dass der Verein auch nach Aufhebung des Corona-Abmilderungsgesetzes (31.12.2021) die Möglichkeit hat, bei Bedarf digitale Versammlungen abzuhalten.